Caso · Viajes
Viatsy, una agencia de viajes que funciona con agentes de IA
Viatsy es una agencia de viajes nuestra. Organiza viajes en grupo reducido a Japón, China, Corea, Taiwán y Hong Kong, y cada viaje supone consultas por varios canales, una propuesta a medida y muchas reservas con proveedores. Construimos los sistemas que permiten a un equipo pequeño llevar todo ese trabajo: los agentes de IA preparan respuestas, propuestas, reservas y recordatorios de pago, y una persona aprueba cada paso que llega al cliente.
Publicado
- Empresa
- Viatsy, viajes en grupo reducido a Asia (empresa propia)
- Qué construimos
- Agentes y automatizaciones para consultas, propuestas, reservas, cobros y documentación del viaje
- Servicios
- Agentes de IA, automatización e integraciones
- Cómo funciona
- Los agentes preparan el trabajo; una persona aprueba todo lo que ve el cliente
El problema
Un equipo pequeño y mucho copiar y pegar
Un viaje en grupo a Asia son muchas tareas pequeñas. Las consultas llegan por WhatsApp, correo y la web, y cada una necesita una respuesta a medida. Una propuesta combina vuelos, hoteles, trenes, actividades y seguros. Y cuando el viaje se reserva, cada proveedor envía su confirmación con su propio formato, que tiene que llegar a la reserva, al plan de pagos y a la documentación del cliente.
Hecho a mano, ese trabajo crece con cada reserva, y los errores son de los que el cliente nota: un nombre mal escrito, un bono que falta, un recordatorio que nunca salió.
Qué construimos
Un solo sistema para cada reserva
Una bandeja para todos los canales
Las consultas de WhatsApp, correo y la web llegan al mismo sitio, vinculadas al cliente y al viaje por el que pregunta.
Respuestas redactadas
Un agente redacta cada respuesta con los datos del viaje y las normas de la casa que ha escrito el equipo, y una persona la corrige y la envía. Lo que el equipo cambia queda registrado, y así los borradores mejoran.
Propuestas a partir de lo que pide el cliente
Las propuestas se redactan desde la petición del cliente y el catálogo de viajes, y el precio sale de reglas fijas, no del modelo.
Confirmaciones de proveedores, leídas
Las confirmaciones pegadas como texto o reenviadas por correo se convierten en reservas estructuradas, y se marcan los huecos y lo que no cuadra.
Cobros a su tiempo
Las solicitudes de la señal y del resto, y sus recordatorios, siguen el plan de pagos de cada reserva.
Documentación del viaje
La documentación se monta desde la propia reserva, con una comprobación que lista lo que aún falta antes de enviarla.
Día a día
Cómo trabajan los agentes
Consulta
Llega un mensaje. El agente identifica al cliente y el viaje y redacta una respuesta; una persona la revisa y la envía.
Propuesta
A partir de lo que pide el cliente, el agente redacta el itinerario y el precio sale de las reglas de precios. El equipo lo ajusta y lo envía.
Reserva
Cuando el cliente acepta, se hacen las reservas con los proveedores y cada confirmación se incorpora a la reserva. El sistema avisa de lo que no cuadra.
Antes y durante el viaje
Los recordatorios de pago y los avisos previos a la salida salen a su tiempo, y la documentación se revisa y se envía. Las respuestas del cliente llegan a su reserva.
Resultados
Qué ha cambiado
- Nadie copia ya a mano las confirmaciones de proveedores en las reservas; una persona solo revisa lo que el sistema marca.
- Cada consulta tiene un primer borrador de respuesta, así que el equipo parte de una respuesta y no de una página en blanco.
- Las solicitudes de pago y los recordatorios ya no dependen de que alguien se acuerde.
- Lo que construimos para Viatsy se convirtió en Taplany, nuestro software para agencias de viajes.
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