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Automatización para agencias de viajes: menos tiempo copiando reservas
Una agencia de viajes dedica buena parte del día a trabajo repetitivo: contestar consultas por WhatsApp y correo, montar propuestas, pedir y copiar confirmaciones de proveedores, cobrar señales y recordar pagos, facturar y preparar la documentación del viaje. Automatizamos esos pasos sobre las herramientas que ya usas, con agentes de IA que preparan el trabajo y una persona que lo aprueba. Lo sabemos porque lo hacemos en Viatsy, nuestra propia agencia. Un proyecto cuesta desde 4.000 € y un agente de IA en producción, 8.000–20.000 €, IVA no incluido.
- Para quién
- Agencias minoristas, receptivas y organizadores de viajes en grupo que trabajan entre el correo, WhatsApp, Excel y las webs de los proveedores
- Precio
- desde 4.000 € (IVA no incluido)
- Plazo
- De 4 a 8 semanas hasta la primera automatización, tras un diagnóstico de 1 a 2 semanas
- Primer paso
- El diagnóstico de automatización (1.500 €), que se descuenta del proyecto si sigues adelante en 60 días
Qué automatizamos
Del trabajo manual a lo que se hace solo
Cada agencia trabaja a su manera; estas son las tareas que más horas se comen.
Consultas
Hoy
Llegan por WhatsApp, correo, Instagram y la web, y alguien las copia a una hoja para no perderlas.
Automatizado
Todas entran en una sola bandeja con el cliente identificado, y un agente prepara un primer borrador de respuesta con los datos del viaje para que una persona lo revise y lo envíe.
Propuestas y presupuestos
Hoy
Cada propuesta se monta a mano, copiando itinerarios, hoteles y precios de presupuestos anteriores.
Automatizado
Un agente redacta la propuesta a partir de lo que pide el cliente y de tu catálogo, con tus reglas de precios, y tú solo la ajustas.
Reservas y confirmaciones de proveedores
Hoy
Las confirmaciones de hoteles, vuelos, traslados y actividades llegan por correo o en PDF y se copian a mano en la reserva.
Automatizado
Cada confirmación se lee y se añade a la reserva, y el sistema avisa de lo que falta o no cuadra, como un nombre mal escrito o una fecha distinta.
Cobros y facturación
Hoy
Se calcula a mano cuándo pedir la señal y el resto, y las facturas se hacen una a una.
Automatizado
Las solicitudes de pago y sus recordatorios salen según el calendario de cada reserva, y las facturas se crean en tu programa de facturación con el régimen que indique tu asesoría, sea el especial de agencias de viajes o el general.
Documentación del viaje
Hoy
Bonos, horarios, contactos y condiciones se juntan en un documento a última hora.
Automatizado
La documentación se monta con los datos de la reserva y, antes de enviarla, se comprueba que no falte nada.
Comunicación durante el viaje
Hoy
Los avisos de salida, los cambios de horario y las preguntas del viaje se llevan de memoria.
Automatizado
Los avisos salen solos en su momento por WhatsApp o correo, y las respuestas del cliente llegan a su reserva.
¿Prefieres una plataforma ya hecha?
Con lo que aprendimos en Viatsy creamos Taplany, un software para agencias de viajes que reúne web, consultas, propuestas, reservas, pagos y WhatsApp en un solo sitio. Si encaja contigo, te lo diremos; si necesitas conectar lo que ya usas, lo hacemos a medida.
Conoce Taplany →Caso
Cómo trabaja Viatsy con agentes de IA
Viatsy organiza viajes en grupo reducido a Asia. Los agentes preparan respuestas, propuestas, confirmaciones y cobros, y el equipo aprueba cada paso. Te contamos qué construimos y cómo funciona en el día a día.
Caso de Viatsy →Preguntas frecuentes
Preguntas de agencias de viajes
¿Funciona con mi programa de gestión y con los bancos de camas que uso?
Depende de si tienen API o una exportación fiable. Muchos programas de gestión para agencias, bancos de camas y plataformas de actividades la tienen; otros solo envían correos o PDF, y entonces leemos esos documentos. En el diagnóstico revisamos tus proveedores uno por uno.
¿Qué pasa con los datos de los viajeros, como los pasaportes?
Son datos personales, y algunos, como las necesidades médicas o de dieta, están especialmente protegidos. Por eso los tratamos lo mínimo: se guardan en tus sistemas, solo los ve quien los necesita y los proveedores de IA que usamos no entrenan con ellos. Antes de empezar firmamos un contrato de encargado del tratamiento.
¿Los agentes contestan solos a los clientes?
No, salvo que tú lo decidas. En Viatsy los agentes preparan las respuestas y una persona las revisa antes de enviarlas. Empezamos siempre así y solo dejamos que algo salga sin revisión cuando ha demostrado funcionar, como los recordatorios de pago.
Somos una agencia pequeña. ¿Nos compensa?
Suele compensar a partir de unas pocas reservas a la semana, cuando el trabajo administrativo ya ocupa horas de alguien. El diagnóstico (1.500 €) mide cuánto tiempo se va en cada tarea y te dice con franqueza si automatizarla compensa o no.
Cuéntanos cómo trabaja tu agencia
Dinos qué tareas se comen más horas y con qué proveedores y herramientas trabajas. En el diagnóstico te decimos qué se puede automatizar y cuánto cuesta.
¿Prefieres el correo? Escribe a hello@zenetlabs.com